एक जॉब विवरण एक विशिष्ट जॉब के कर्त्तव्यों एवं जिम्मेदारियों के रूप में जॉब contents का एक संगठित वास्तविक कथन है। जॉब विवरण की तैयारी एक रिक्ति के विज्ञापन से पहले जरूरी है। यह संक्षेप जॉब की प्रकृति तथा प्रकार को बताता है। अन्य शब्दों में, यह जॉब की जरूरतों को स्पष्ट करता है। जैसा कि शीर्षक बताता है, दस्तावेज प्रकृति तरीके से समाहित रखता है। में वर्णनात्मक होता है एवं जॉब के तत्त्वों के रिकॉर्ड को एक संगठित
यह एक दस्तावेज है जो यह बताता है कि क्या करना है, इसे कैसे करना है एवं इसे क्यों करना है। जॉब विवरण दस्तावेज पर रिकॉर्ड किये जाने वाला डाटा जॉब विश्लेषक द्वारा वस्तुनिष्ठ तरह से निर्धारित किया जाना चाहिए।
जॉब विवरण में निम्न शामिल होते हैं-
(1) जॉब शीर्षक- यह संक्षिप्त, स्पष्ट एवं जॉब की प्रकृति को बताने वाला होना चाहिए।
(2) जॉब की स्थिति – जॉब की स्थिति को देना जरूरी है। इसका अर्थ विभाग का नाम है जहाँ विचार किया जा रहा जॉब स्थित है।
(3) जॉब का सारांश- इसका अर्थ एक छोटा चित्र है जिसमें कर्मचारी द्वारा की जाने वाली टास्क्स का सारांश होता है जो जॉब की बाद में सुविधाजनक पहचान में उपयोगी होता है।
(4) निभाए जाने वाले दायित्व की जाने वाली हर टास्क को लिखना चाहिए एवं हर टास्क के किए जाने में लगाए जाने वाले समय के प्रतिशत का अनुमान लगाया जाना चाहिए। जॉब विवरण का यह सबसे महत्त्वपूर्ण चरण है एवं इसका निर्माण सावधानी से करना चाहिए ।
(5) मशीनें, उपकरण, सामग्री-जॉब के करने में प्रयुक्त औजारों, मशीनों, उपकरणों तथा सामग्री को भी जॉब विवरण में शामिल करना चाहिए। यह जरूरी है क्योंकि ये अदद जॉब की प्रकृति एवं जटिलता को प्रदर्शित करते हैं।
(6) अन्य जॉब्स से सम्बन्ध-संगठन में अन्य जॉब्स से विचार किए जा रहे जॉब का स्पष्ट सम्बन्ध जॉब की प्रकृति को स्वयं में समझने में सहायता करेगा।
(7) निरीक्षण की प्रकृति-कुछ विशिष्ट जॉब्स हैं विशेषकर अकुशल जॉब्स जिनमें गहन निरीक्षण की जरूरत होती है जबकि अन्य जॉब्स में कम निरीक्षण की जरूरत होती है क्योंकि इन पदों पर बैठे लोग संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के प्रति ज्यादा वचनबद्ध हैं। निरीक्षण की प्रकृति को जॉब विवरण में दिया जाना चाहिए।
(8) कार्य पर्यावरण-कार्य दशाएं, कार्य क्षेत्र के अंतर्गत भौतिक लक्षणों के खतरे एवं लक्षणों का वर्णन जॉब मूल्यांकन के बाद के निर्वचन में सहायता करने के लिए किया जाना चाहिए।
जॉब विवरण के उपयोग
(1) निरीक्षक के लिए सूचना का स्रोत- निरीक्षण स्टाफ जॉब सूचना को टास्क को सुपुर्द करने एवं व्यक्तिगत कर्मचारियों के कार्यकलापों का निरीक्षण करने हेतु उपयोग करता है।
(2) मानव संसाधन नियोजन में मददगार-जॉब विवरण के द्वारा उपलब्ध कराई गई सूचना का उपयोग कर्मचारियों की भर्ती, चयन एवं स्थान निर्धारण में किया जा सकता है। इस सूचना में हर जॉब की जरूरतें शामिल रहती हैं अतः नियुक्ति में सहायता मिलती है।
(3) परफॉरमेंस आकलन का प्रमुख उपकरण-यह परफॉरमेंस आंकलन मापदण्ड के निर्माण में सहायता करता है।
(4) प्रशिक्षण, विकास एवं कैरियर निर्देशन के लिए मूल्यवान उपकरण।
(5) आंतरिक postings तथा विज्ञापन के लिए मूल्यवान
भूमिका विवरण
यह एक नए संगठन में सभी भूमिकाओं को Profile एवं परिभाषित करता है एवं प्रत्येक फक्शन के अंतर्गत भूमिकाओं के चलन को निर्मित करता है जो इन भूमिकाओं में से प्रत्येक के लिए स्पष्टतः जिम्मेदारी एवं संभावनाओं को बताएगा। हर भूमिका के लिए भूमिका विवरण में भूमिका का उद्देश्य, महत्त्वपूर्ण जिम्मेदारी क्षेत्र, हर जिम्मेदारी क्षेत्र के अंतर्गत गतिविधियों के विवरण एवं रिपोर्ट किए जाने वाले सम्बन्ध शामिल होते है
1.भूमिका विवरण के लिए निम्न की जरूरत होती है-
2.सभी भूमिकाओं के लिए भूमिका विवरण दस्तावेज ।
3.पदों के लिए नियुक्ति एवं कुछ महत्त्वपूर्ण पदों में क्रियान्वयन के मापदंड ।